Kostenloser technischer Check
E-Rechnung öffnen und Felder prüfen
Lesen Sie Kopf- und Positionsdaten aus UBL-/CII-XML oder einem ZUGFeRD-PDF. Kostenia prüft Pflichtfelder, Summen und zeigt, ob die lokale KoSIT-Normprüfung ausgeführt wurde.
XML-Rechnung auswählen
Die Datei wird nur für diese Antwort verarbeitet. Kostenia speichert sie nicht im Kundenkonto und sendet sie nicht an einen KI-Dienst.
Format zuerst verstehen
Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?
Eine XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus maschinenlesbarem XML und wird nicht wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung anhand ihres sichtbaren Seitenbilds geprüft. Kostenia unterstützt die in der Anwendung verwendeten UBL- und CII-Strukturen und zeigt die erkannten Kopf-, Summen- und Positionsdaten an.
ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X verbindet ein sichtbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Rechnung. Für den technischen Check wird ausschließlich diese eingebettete XML-Datei ausgelesen. Das sichtbare PDF, seine Archivkonformität und die Übereinstimmung zwischen Bild und XML sind nicht Gegenstand dieser kostenlosen Prüfung.
Was wird tatsächlich geprüft?
Der erste Prüfblock kontrolliert, ob zentrale Daten vorhanden und lesbar sind: Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Ausstelleranschrift, Umsatzsteuer-Identifikation, Empfänger, Währung, Zahlungsziel und mindestens eine Rechnungsposition. Zusätzlich wird gerechnet, ob Netto- und Steuerbetrag innerhalb einer Toleranz von zwei Cent zur Bruttosumme passen.
Wenn auf dem Server der KoSIT-Validator mit einem freigegebenen Szenariensatz eingerichtet ist, wird zusätzlich die technische Normprüfung ausgeführt. Das Ergebnis zeigt ausdrücklich, ob dieser Lauf stattgefunden hat. Ist er nicht konfiguriert, behauptet Kostenia keine bestandene XRechnung-Prüfung.
Was wird nicht geprüft
Der Check bestätigt weder die Identität des Rechnungsausstellers noch Lieferung, Leistung, Bankverbindung, Vorsteuerabzug, Fälligkeit oder sachliche Berechtigung einzelner Positionen. Er trifft keine steuerliche oder rechtliche Entscheidung. Auch ein technisch vollständiger Datensatz kann wirtschaftlich falsch sein; umgekehrt kann eine fachlich richtige Rechnung technische Mängel enthalten.
Für eine Kostenabweichung braucht Kostenia deshalb einen anderen Prüfweg: dokumentierte Belegwerte, eine passende Referenz oder Vertragsgrundlage und einen nachvollziehbaren Rechenweg. Der kostenlose XML-Check bleibt davon getrennt.
Vor dem Upload geklärt
Häufige Fragen zur E-Rechnungsprüfung
Wird meine Rechnung dauerhaft gespeichert?
Nein. Die Datei wird für die aktuelle Antwort temporär verarbeitet, anschließend entfernt und nicht in ein Firmenkonto übernommen. Für eine reguläre Kostenanalyse laden Sie den Beleg gesondert im geschützten Konto hoch.
Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?
Ein reines Seiten-PDF enthält keine strukturierte Rechnungsdatei. Als ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung kann ein PDF jedoch eine eingebettete XML-Datei enthalten. Nur diese XML-Struktur wird hier ausgelesen.
Warum steht bei der Normprüfung „nicht konfiguriert“?
Dann konnte nur der Kostenia Feld- und Rechencheck ausgeführt werden. Eine Prüfung gegen Syntax, EN 16931 und XRechnung-Regeln darf erst als bestanden bezeichnet werden, wenn der lokale KoSIT-Prüflauf tatsächlich gelaufen ist.
Ersetzt das die Rechnungsfreigabe in der Buchhaltung?
Nein. Leistungsbezug, Kontierung, Steuerbehandlung, Freigabeprozess und Zahlung bleiben Aufgaben des Unternehmens und seiner zuständigen Fachpersonen.
Technische Einordnung: XStandards Einkauf zur XRechnung · Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung