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Betriebliche Kosten entstehen in Werkstatt, Lager, Fuhrpark und Verwaltung

Prüfbereiche

Belege in nachvollziehbare Geldfunde übersetzen.

Kostenia liest vorhandene Unterlagen, trennt gelesene Werte von Referenzdaten und zeigt nur nachvollziehbare Ergebnisse mit Betrag, Rechenweg und Quelle.

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15 dokumentierte PrüfbereicheKeine Zahl ohne Beleg

Was bekommen Sie nach einer Prüfung?

Einen nachvollziehbaren Fund statt einer allgemeinen Vermutung

Jeder Prüfbereich nennt zuerst Ergebnis, benötigte Unterlagen und Grenze. Ein Geldbetrag erscheint nur, wenn Belegwert, Referenz und Rechenweg zusammenpassen.

Beispielbetrag
240,00 EUR im Musterjahr
Rechenweg
12 × 120,00 EUR = 1.440,00 EUR; 1.440,00 EUR - 1.200,00 EUR = 240,00 EUR pro Jahr.
Quelle
Synthetischer Versicherungsbeleg, Seite 1: Monatsrate und Jahresbeitrag
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Jede Seite nennt zuerst das mögliche Ergebnis, danach benötigte Unterlagen, Rechenweg, Quellenbasis und Grenze.

Energie, Wärme und WasserVorbereitet: 10 Stromnetzgebiete 2026, PDF gesperrtBank und ZahlungsverkehrVorbereitet: Interchange, PDF gesperrtSoftware und SaaSAktiv: KontoauszugVersicherungenVorbereitet: PDF-PrüfungRundfunkbeitragVorbereitet: Beitragsstaffel, PDF gesperrtTelekom und MobilfunkVorbereitet: PDF-PrüfungGewerbliche NebenkostenVorbereitet: PDF-PrüfungFuhrpark und LeasingVorbereitet: PDF-KennzahlenAbfallentsorgungGesperrt: Gebührensatzung fehltWartung und DienstleisterVorbereitet: PDF-PrüfungBerufsgenossenschaft und KammernVorbereitet: VBG-Referenz, PDF gesperrtLogistik und FrachtVorbereitet: DHL-Referenz, PDF gesperrtFinanzierungVorbereitet: VertragskennzahlenSteuer- und FörderhinweiseVorbereitet: Belegprüfung
Vollständige Kostenstruktur und Status je Kostenart

Abschreibungen

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung vorbereitet

Beratung und Recht

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung vorbereitet

Büro- und Verbrauchsmaterial

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung vorbereitet

Energie und Wasser

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung aktiv

Entsorgung

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung aktiv

Fahrzeugkosten

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  • Branchenvergleich vorbereitet
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Finanzierung und Zinsen

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  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung aktiv

Fracht und Logistik

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Fremdleistungen und Dienstleister

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IT und Software

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Kommunikation

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Material- und Wareneinsatz

  • Erfasst: Kostenstruktur
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  • Belegprüfung vorbereitet

Personalkosten

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  • Branchenvergleich verfügbar
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Personalnebenkosten

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Sonstige betriebliche Aufwendungen

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  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung aktiv

Steuern und Abgaben

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Verpackung

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Versicherungen und Beiträge

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  • Branchenvergleich vorbereitet
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Wartung und Instandhaltung

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung aktiv

Werbe- und Reisekosten

  • Erfasst: Kostenstruktur
  • Branchenvergleich vorbereitet
  • Belegprüfung vorbereitet
Summen- und Saldenliste einfach erklärt

Die richtige Buchhaltungsdatei

Die Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste ist eine Aufstellung aller Konten Ihrer Buchhaltung mit den Summen des Geschäftsjahres. Sie kennen vielleicht die BWA - die Summen- und Saldenliste ist deren ausführliches Gegenstück. Sie enthält jede einzelne Kostenart Ihres Unternehmens.

Bezugsquelle

Von Ihrem Steuerberater. Er erstellt sie ohnehin monatlich. Eine kurze Anfrage genügt, in der Regel entstehen dafür keine zusätzlichen Kosten.

Vorgehen

  1. Beim Steuerberater anfragen. Wir haben die Nachricht vorformuliert, Sie müssen sie nur abschicken.
  2. Er exportiert oder druckt die Liste und schickt sie Ihnen.
  3. Sie laden die Datei hier hoch. Fertig.

Dateiformat

CSV oder DATEV-Export werden bevorzugt, weil sie direkt lesbar sind. Excel geht ebenso. Ein PDF-Ausdruck ist ebenfalls möglich, dauert aber länger in der Auswertung. Gewünscht ist das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr, möglichst zusätzlich das Vorjahr.

Verarbeitung

Die Datei wird nur für Ihr Kostenprofil und Ihre freigegebenen Prüfungen verarbeitet. Verschlüsselte Originaldateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Passenden Bereich noch nicht gefunden?

Das Kostenprofil zeigt zuerst den tatsächlichen Belegbedarf.

Starten Sie mit einer vorhandenen Buchhaltungsdatei. Erst danach werden die Unterlagen angefordert, die für Ihren Betrieb eine sinnvolle Vertiefung ermöglichen.

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