Welche Dateien bleiben lokal?
Summen- und Saldenlisten als CSV oder XLSX sowie strukturierte Kontoauszüge als CSV, MT940 oder CAMT.053 werden lokal gelesen. Ihre Inhalte gehen nicht an den KI-Dienst.
Nachvollziehbare Dokumentverarbeitung
Was macht die KI bei Kostenia?
PDF-Dokumente und Handyfotos benötigen einen Auslesedienst. Strukturierte Buchhaltungs- und Bankdateien werden dagegen vollständig auf dem Kostenia-Server gelesen.
Das Modell liest nur ausFeste Regeln rechnen
Die wichtigste Trennung
Das Sprachmodell liest aus. Es entscheidet nichts.
Der Dienst wandelt PDF-Inhalte in strukturierte Werte wie Beträge, Laufzeiten, Kontonummern und Fundstellen um. Er berechnet keine Funde, bewertet keinen Preis und entscheidet nicht, ob eine Position zu hoch ist.
Geldfunde entstehen ausschließlich aus festgelegten Rechenregeln gegen geprüft freigegebene Referenzdaten. Jeder Rechenweg bleibt unabhängig vom Sprachmodell reproduzierbar.
Welche Inhalte werden übertragen?
Nur selbst hochgeladene PDF-Dokumente und ausdrücklich mit der Kameraauswahl hinzugefügte Bildseiten. Übertragen wird jeweils nur der Inhalt, der zum Erkennen der Dokumentart oder zum Auslesen belegter Kontenzeilen erforderlich ist.
Welcher Anbieter wird eingesetzt
Für das Dokumentauslesen ist die OpenAI API vorgesehen. Bis Vertragsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer dokumentiert sind, bleibt die Schnittstelle gesperrt.
OpenAI verwendet API-Daten nach den veröffentlichten API-Grundsätzen standardmäßig nicht zum Modelltraining. Im Standardmodus können Sicherheitsprotokolle bis zu 30 Tage aufbewahrt werden.
Wo findet die Verarbeitung statt
Eine konkrete Verarbeitungsregion wird derzeit nicht behauptet. Bis Region und vertragliche Zusagen geprüft und hinterlegt sind, bleibt die produktive Dokumentschnittstelle gesperrt.
Aufbewahrung und Löschung
Originaldateien werden verschlüsselt außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses gespeichert und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Ausgelesene Strukturdaten, Fundstellen und Berichte bleiben bis zur Kontolöschung oder bis zum Ende vereinbarter beziehungsweise gesetzlicher Fristen erhalten.
Ein mandantengebundener Auslese-Cache erkennt dieselbe Datei anhand ihrer Prüfsumme. Dadurch wird ein Dokument nicht erneut an den Dienst übertragen und verursacht keine doppelten API-Kosten.
Menschlich nachprüfbar
Jeder ausgelieferte Fund nennt Dokumentfundstelle, Quelle, Nachweisstufe, Stand, Rechenweg und nächsten Schritt. Der Kunde kann jede Aussage am Original und an der veröffentlichten Referenz nachrechnen.