Praxis: Welche Daten vergleichen Sie
Erfassen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Leistungszeitraum. Berücksichtigen Sie Schreibvarianten und korrigierte Rechnungen. Eine wiederkehrende Monatsrechnung darf nicht allein wegen eines gleichen Betrags als Dublette markiert werden.
Praxis: Wie sieht ein typischer Klärungsfall aus
Eine Rechnung über 480 Euro liegt zweimal als Datei vor. Das beweist zunächst nur einen doppelten Belegbestand. Erst wenn zwei Buchungen oder zwei zugehörige Zahlungen für dieselbe Forderung vorliegen, wird die weitere finanzielle Prüfung konkret.
Praxis: Welche Ausnahmen sind wichtig
Anzahlung und Schlussrechnung, Storno und Neuausstellung sowie Teilzahlungen können ähnlich aussehen. Prüfen Sie die Beziehung der Belege. Die Schlussrechnung darf nicht zusammen mit einer bereits verrechneten Anzahlung als vollständiger zusätzlicher Aufwand gezählt werden.
Praxis: Was tun Sie mit einem begründeten Hinweis
Sichern Sie die betroffenen Belege und gleichen Sie sie mit Buchhaltung und Zahlungsdaten ab. Löschen Sie keine Originalbelege zur Bereinigung einer Auswertung. Eine tatsächliche Rückforderung oder Buchungskorrektur wird anhand des geklärten Vorgangs fachlich veranlasst.
Weitere Fragen aus der Praxis
Beweist gleicher Dateihash eine Doppelzahlung?
Nein. Er belegt identische Dateien, nicht zwei Geldbewegungen.
Sind gleiche Rechnungsnummern verschiedener Lieferanten verdächtig?
Nicht allein. Rechnungsnummern müssen im Kontext des jeweiligen Ausstellers geprüft werden.
Kann ich einen Treffer sofort als Ersparnis ausweisen?
Nein. Zuerst müssen Doppelbelastung, Gegenbuchungen und tatsächliche Korrektur geklärt sein.
Passende Vertiefungen: Gutschriften richtig zuordnen: Warum Erstattungen keine zweite Ersparnis sind und Anzahlung und Schlussrechnung: So vermeiden Sie doppelte Kosten.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: Quellen und Methodik
Die Beispiele sind eigene Musterrechnungen, keine Marktpreise oder Kundenergebnisse.
- Kostenia: Umfang der Prüfungen
Manuelle Arbeitsschritte im Ratgeber sind keine Zusage einer automatischen Softwareprüfung.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Prüfen Sie Zahlungen zunächst als Hinweise und ergänzen Sie die Belege. Zahlungsanalyse ansehen.