Welche Unterlagen brauchen Sie?
Legen Sie Auftrag, Anzahlungsanforderung, Zahlungsnachweis und Schlussrechnung nebeneinander. Prüfen Sie gleiche Firma, Leistung und Projektkennung. Bei mehreren Teilrechnungen sollte jede Zahlung eindeutig zugeordnet werden können.
Praxis: Wie lautet die einfache Abstimmung
Muster: Die vereinbarte Gesamtleistung beträgt 10.000 Euro. Eine Anzahlung von 3.000 Euro wurde geleistet und in der Schlussrechnung verrechnet. Der verbleibende Zahlbetrag beträgt 7.000 Euro. 3.000 plus 10.000 Euro als Gesamtkosten anzusetzen wäre in dieser vereinfachten Konstellation falsch.
Praxis: Welche Unterschiede müssen Sie beachten
Gesamtleistung, Bruttozahlung, Nettobetrag und Buchungsaufwand können unterschiedliche Größen sein. Prüfen Sie zusätzliche Leistungen und nachträgliche Änderungen separat. Die steuerliche Behandlung und korrekte Buchung werden durch die zuständige Fachperson festgelegt.
Praxis: Wie bereiten Sie die Daten zur Analyse vor
Erhalten Sie die Originalbelege und kennzeichnen Sie ihre Beziehung in einer Arbeitskopie oder Vorgangsliste. Übertragen Sie nicht wahllos alle Dokumentendsummen in dieselbe Kostenspalte. Stimmen Sie das Ergebnis mit dem tatsächlich gebuchten Aufwand ab.
Weitere Fragen aus der Praxis
Ist jede Teilrechnung eine Anzahlung?
Nein. Unterschiedliche Belegarten können unterschiedliche Leistungen oder Abrechnungsstände betreffen.
Kann ich nur die Bankzahlungen addieren?
Für den Zahlungsfluss möglicherweise, aber nicht automatisch für periodengerechte Kosten oder den Leistungsumfang.
Soll ich die Anzahlungsdatei löschen?
Nein. Bewahren Sie Originalnachweise auf und bereinigen Sie lediglich die Auswertungslogik.
Passende Vertiefungen: Summenzeilen in der Summen- und Saldenliste: Kosten nicht doppelt zählen und CSV zeigt falsche Beträge: Dezimalkomma und Tausenderzeichen prüfen.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: Quellen und Methodik
Die Beispiele sind eigene Musterrechnungen, keine Marktpreise oder Kundenergebnisse.
- Kostenia: Umfang der Prüfungen
Manuelle Arbeitsschritte im Ratgeber sind keine Zusage einer automatischen Softwareprüfung.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Klären Sie zunächst Datenart und Auswertungszweck. Datei-Check öffnen.