Praxis: Welche Frage beantwortet welches Dokument
| Dokument | Hilft bei | Zeigt nicht verlässlich |
|---|---|---|
| BWA | Ergebnis und verdichtete Kostenentwicklung | Einzelne Vertragsbedingungen |
| Summen- und Saldenliste | Kontenbezogenem Kostenprofil | Nutzung jeder einzelnen Lizenz |
| Kontoauszug | Zahlungen und wiederkehrenden Belastungen | Vollständigem periodengerechten Aufwand |
Eine Zahlung kann mehrere Monate betreffen, eine Rechnung noch offen sein und eine Buchung korrigiert werden. Deshalb muss die Summe der Bankabgänge nicht der Summe Ihrer Kosten entsprechen. Überweisungen zwischen eigenen Konten sind beispielsweise Zahlungsbewegungen, aber keine zusätzliche Ausgabe an einen Lieferanten.
Beispiel: Jahresrechnung im Januar
Ein Softwarevertrag kostet in unserem Muster 12.000 Euro für zwölf Monate und wird im Januar vollständig bezahlt. Der Kontoauszug zeigt einen Abgang von 12.000 Euro im Januar. Für eine einfache monatliche Planungsrechnung entsprechen die Vertragskosten 1.000 Euro pro Monat. Wie der Aufwand tatsächlich in der Buchhaltung abgegrenzt wird, klären Sie mit Ihrer Buchhaltung; der Kontoauszug erledigt diese Abgrenzung nicht.
Würden Sie die Januarzahlung blind mit zwölf multiplizieren, ergäben sich 144.000 Euro vermeintliche Jahreskosten. Genau deshalb benötigt die Erkennung wiederkehrender Zahlungen genügend Beobachtungszeit und eine Prüfung des Abrechnungsrhythmus.
So wählen Sie Ihren Einstieg
- Sie wollen sofort regelmäßige Belastungen prüfen: Beginnen Sie mit dem Kontoauszug.
- Sie wollen sämtliche gebuchten Kostenarten priorisieren: Fordern Sie die Summen- und Saldenliste an.
- Sie bereiten ein Ergebnisgespräch vor: Nutzen Sie die BWA zur Einordnung und vertiefen Sie auffällige Gruppen mit Konten und Belegen.
- Sie vermuten einen konkreten Abrechnungsfehler: Nehmen Sie Rechnung und gültigen Vertrag hinzu.
Praxis: Was sollte die Steuerkanzlei mitliefern
Nennen Sie den gewünschten Zeitraum und den Zweck: Kostenstruktur prüfen, nicht die Buchführung ersetzen. Fragen Sie nach einem strukturierten Export mit Kontonummern und Kontennamen. Für einen Vergleich mit dem Vorjahr brauchen Sie denselben Zeitraum und Hinweise auf Umstellungen. Speichern Sie das Datum des Exports, damit spätere Abschlussbuchungen erkennbar bleiben.
Häufige Fragen zur Auswahl
Kann Kostenia aus einer BWA jeden Vertrag erkennen?
Nein. Eine verdichtete Kostenposition enthält weder Anbieter noch Laufzeit oder Einzelpreise. Das System darf solche Informationen nicht ergänzen, als stünden sie im Dokument.
Muss ich erst alle Unterlagen sammeln?
Nein. Beginnen Sie mit der passenden vorhandenen Datei. Beschaffen Sie weitere Belege gezielt für die größten oder auffälligsten Kostenpositionen.
Passende Vertiefungen: Summenzeilen in der Summen- und Saldenliste: Kosten nicht doppelt zählen und Abweichendes Geschäftsjahr: Welche Zeiträume lassen sich vergleichen?.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: Kostenprofil
Unterstützte Grundlage und Grenzen der Auswertung.
- Kostenia: Wiederkehrende Zahlungen
Abgrenzung zwischen Kontobewegung und belegtem Fund.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Sehen Sie nach, welcher Einstieg zu Ihrer vorhandenen Datei passt. Datei auswählen.