Was steht in einer Summen- und Saldenliste?
Typische Spalten sind Kontonummer, Kontenbezeichnung, Eröffnungsbilanzwert, Soll, Haben und Saldo. Manche Auswertungen zeigen einen einzelnen Monat und daneben die aufgelaufenen Jahreswerte. Die Überschriften entscheiden: Addieren Sie nicht den Dezemberwert zu einer Jahressumme, in der Dezember bereits enthalten ist. Ein Saldo allein sagt außerdem noch nicht, ob Sie Aufwand, Bestand, Erlös oder eine Verrechnung betrachten.
Beispiel: Auf einem Aufwandskonto stehen 15.000 Euro im Soll und 1.200 Euro im Haben. Bei dieser angenommenen Buchungslogik beträgt der Nettoaufwand 13.800 Euro. Die Habenbuchung könnte eine Gutschrift sein. Ohne Kontenart und Beleg ist weder die Summe noch ihre Ursache abschließend beurteilt.
Praxis: Wie bekommen Sie die richtige Datei
Fordern Sie bei der Buchhaltung oder Steuerkanzlei das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr als CSV oder XLSX an, möglichst zusammen mit dem entsprechenden Vorjahr. Benennen Sie Firma, Wirtschaftsjahr und Kontenrahmen. Bitten Sie um Kontennummern, vollständige Kontennamen und klar bezeichnete Jahreswerte. Ein aktueller unterjähriger Stand ist zusätzlich hilfreich, ersetzt aber kein ganzes Vorjahr.
Nutzen Sie die vorformulierte Anfrage an die Steuerkanzlei. Vor dem Weitergeben sollten Sie prüfen, ob die exportierte Datei tatsächlich zur richtigen Gesellschaft gehört. Ein Konzernname auf einem Ordner ist kein Nachweis für den Rechtsträger in der Datei.
Praxis: Welche Fehler sollten Sie vor dem Upload ausschließen
- Jahreswerte und Monatswerte nicht mischen.
- Kontonummern als Kennungen erhalten, auch mit führenden Nullen.
- Dezimalkomma, Tausenderpunkte und negative Beträge nicht manuell vereinheitlichen, ohne das Ergebnis zu kontrollieren.
- Summenzeilen nicht zusätzlich zu den darunterliegenden Einzelkonten zählen.
- Eine erneute Ausgabe desselben Zeitraums nicht als weiteres Jahr behandeln.
Praxis: Was lässt sich daraus erkennen und was nicht
Die Datei eignet sich für ein Kostenprofil: Welche Kostenarten sind groß, wie haben sie sich verändert und wo lohnt sich eine Vertiefung? Ein Softwarekonto über 24.000 Euro zeigt jedoch nicht, welche Lizenzen ungenutzt sind. Dafür brauchen Sie Rechnungen, Verträge und Nutzungsinformationen. Der Kontoauszug ergänzt wiederkehrende Zahlungen, liefert aber ebenfalls keinen vollständigen Lizenznachweis.
Für eine belastbare Abweichung vergleichen Sie gleiche Zeiträume und klären Umbuchungen. Unsere Anleitung zum Vorjahresvergleich zeigt, wie Sie Mengenänderungen und einmalige Effekte getrennt halten.
Häufige Fragen zur Datei
Reicht meine BWA?
Für einen ersten Überblick kann sie hilfreich sein. Für die Zuordnung einzelner Kostenkonten ist die Summen- und Saldenliste genauer. Beide Dokumente haben unterschiedliche Aufgaben.
Muss ich ein Foto oder PDF erstellen?
Nein. Ein strukturierter Export ist die bessere Ausgangsbasis. CSV und XLSX werden auf dem Kostenia-Server ohne Sprachmodell eingelesen. PDF-Verarbeitung ist ein gesonderter Weg mit eigenen Voraussetzungen; ein Foto ist nicht automatisch ein unterstütztes Uploadformat. Prüfen Sie die aktuellen Angaben im Datei-Check.
Passende Vertiefungen: Summenzeilen in der Summen- und Saldenliste: Kosten nicht doppelt zählen und Abweichendes Geschäftsjahr: Welche Zeiträume lassen sich vergleichen?.
Quellen und Einordnung
- DATEV: Standard-Kontenrahmen
Primärquelle zum Kontenrahmen und zu individuellen Kontenplänen; gelesen am 10.09.2026.
- Kostenia: Datenverarbeitung
Welche Dateitypen ohne externes Sprachmodell verarbeitet werden.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Klären Sie zuerst, welche Datei bereits vorliegt. Datei-Check öffnen.