Praxis: Wie fotografiere ich eine vollständige Liste
Legen Sie das Blatt flach und sorgen Sie für gleichmäßiges Licht ohne Spiegelungen. Fotografieren Sie möglichst senkrecht von oben. Firmenname, Zeitraum, Kontonummern, Spaltenüberschriften und rechte Betragskante müssen sichtbar bleiben. Prüfen Sie die Aufnahme durch Vergrößern, bevor Sie weitere Seiten aufnehmen. Unscharfe Ziffern oder abgeschnittene Minuszeichen lassen sich nicht zuverlässig durch Vermutungen ersetzen.
Praxis: Was gilt bei mehreren Seiten
Übertragen Sie zusammengehörige Seiten derselben Firma und desselben Zeitraums gemeinsam in ihrer Reihenfolge. Lassen Sie keine Seite aus und reichen Sie dieselbe Seite nicht zweimal ein. Vorjahr und laufendes Jahr sind getrennte Listen. Zwei Fotos mit überlappenden Zeilen dürfen nicht als zwei unabhängige Kostenblöcke addiert werden. Notieren Sie fehlende Seiten ausdrücklich und beschaffen Sie eine vollständige Fassung.
Praxis: Welche Kontrollen sind nach dem Auslesen nötig
Vergleichen Sie mindestens Firmenzuordnung, Zeitraum, Spaltenbedeutung und einige positive sowie negative Beträge mit dem Original. Kontrollieren Sie außerdem Einzelkonten gegenüber Gruppensummen. Ein korrekt erkanntes Zeichen garantiert noch keine passende Kontenzuordnung. Fehlende Werte sind unbekannt, nicht null. Bei einer Abweichung wird zuerst die Eingabe geklärt und erst danach ein wirtschaftlicher Fund bewertet.
Praxis: Gehen Fotos an einen KI-Dienst
Handyfotos benötigen die freigeschaltete Bildverarbeitung und gehen dafür an den dokumentierten externen Auslesedienst. Unterstützt werden echte JPEG-, PNG- und WebP-Dateien; die aktuellen Grenzen stehen beim Upload. Strukturierte Buchhaltungs- und Bankexporte werden dagegen auf dem Kostenia-Server ohne Sprachmodell gelesen. Das ist nicht gleichbedeutend mit einer Verarbeitung ausschließlich auf Ihrem Handy. Prüfen Sie vor der Übertragung Ihre Berechtigung und die Informationen zur Datenverarbeitung.
Weitere Fragen aus der Praxis
Funktioniert auch ein Bildschirmfoto der SuSa?
Nur wenn die notwendigen Angaben vollständig und ausreichend scharf erkennbar sind. Ein exportierter Datensatz vermeidet zusätzliche Erkennungsfehler und ist vorzuziehen.
Kann ich HEIC-Dateien einfach in JPG umbenennen?
Nein. Eine andere Dateiendung ändert das Bildformat nicht. Exportieren Sie ein echtes JPEG oder verwenden Sie eine unterstützte Kameraeinstellung.
Darf ich Namen und Beträge vor dem Upload überdecken?
Entfernen Sie nur Informationen, die für die konkrete Prüfung nicht erforderlich sind. Firmenzuordnung, Zeitraum und benötigte Beträge müssen nachvollziehbar bleiben. Stimmen Sie Zweifelsfälle vor dem Upload ab.
Werden unlesbare Konten geschätzt?
Eine Lücke darf nicht als nachgewiesener Betrag behandelt werden. Beschaffen Sie ein besseres Bild oder einen Export und kontrollieren Sie die Erkennung.
Kann ich ohne Bildverarbeitung starten?
Ja, mit einem unterstützten strukturierten Export. Ohne passende Datei oder freigegebenen Auslesedienst kann die betreffende Bildprüfung nicht durchgeführt werden.
Passende Vertiefungen: Summen- und Saldenliste verstehen und prüfen und Summenzeilen in der Summen- und Saldenliste: Kosten nicht doppelt zählen.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: KI-Transparenz
Datenwege und Abgrenzung zwischen Auslesen und Rechenregeln; mit Upload-Verarbeitung am 11.09.2026 abgeglichen.
- Kostenia: Datei-Check
Geeignete Unterlagen und aktueller Einstieg.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Prüfen Sie vor dem Upload, welche Fassung Ihrer Unterlagen geeignet ist. Datei-Check öffnen.