Welche drei Listen brauchen Sie?
Die Rechnung nennt die bezahlte Menge. Die Administrationsoberfläche zeigt zugewiesene Plätze. Die Fachabteilung kennt den tatsächlichen Bedarf. Diese Listen können voneinander abweichen, ohne dass ein Fehler vorliegt: freie Plätze für Neueinstellungen, Notfallzugänge oder zeitweise ruhende Projekte sind mögliche Gründe.
Erfassen Sie nur die Informationen, die Sie für die Entscheidung benötigen. Eine wirtschaftliche Lizenzprüfung ist kein Anlass für verdeckte Leistungsüberwachung einzelner Beschäftigter. Klären Sie bei personenbezogenen Nutzungsdaten Berechtigung, Zweck und interne Beteiligung, bevor Sie Daten zusammentragen.
So läuft eine Inventur ab
- Produkt und Vertrag eindeutig bestimmen.
- Bezahlte Menge mit der Rechnung abstimmen.
- Zuweisungen mit Teamwechseln und Austritten abgleichen.
- Ausnahmen durch Verantwortliche bestätigen lassen.
- Änderungen zum zulässigen Termin umsetzen und nachrechnen.
Eine Änderung in der Benutzerverwaltung senkt nicht zwangsläufig die Rechnung. Bei manchen Verträgen muss die bestellte Menge gesondert angepasst werden. Dokumentieren Sie beides: Zugang entfernt und Abrechnungsmenge reduziert. Nur der zweite Schritt belegt die wirtschaftliche Wirkung.
Beispiel: Freier Platz ist nicht gleich Einsparung
Bezahlt werden 50 Plätze zu je 20 Euro monatlich. 43 sind zugewiesen. Von den sieben freien Plätzen werden drei für bereits beschlossene Einstellungen benötigt. Vier Plätze kommen für eine Reduzierung in Betracht: 80 Euro monatlich beziehungsweise 960 Euro über zwölf volle Monate.
Erst die Vertragsbestätigung zeigt, ab wann diese Reduzierung gilt. Verlangt der Tarif weiterhin mindestens 50 Plätze, ist der unmittelbare Preisunterschied null. Dann besteht ein Verhandlungs- oder Tarifprüfbedarf, aber noch keine realisierte Einsparung von 960 Euro.
Praxis: Welche Fehler sind besonders häufig
- Rechnungsplätze mit der Zahl aller angelegten Benutzer verwechseln.
- Technische Konten wie Schnittstellenbenutzer vorschnell deaktivieren.
- Nur aktive Logins betrachten und saisonale Aufgaben vergessen.
- Eine Mengenänderung behaupten, die erst zur nächsten Verlängerung möglich ist.
- Rabattstaffeln und Mindestmengen beim neuen Gesamtpreis übersehen.
Häufige Fragen zur Inventur
Wie oft sollte ich die Liste prüfen?
Legen Sie einen zum Betrieb passenden Rhythmus fest und prüfen Sie zusätzlich bei Teamwechseln oder Vertragsverlängerungen. Ein fester Verantwortlicher ist wichtiger als eine pauschale Frequenz.
Was ist der nächste Schritt bei einer Doppelbelegung?
Klären Sie zuerst, ob dieselbe Person mehrere erforderliche Rollen oder Produkte nutzt. Anschließend vergleichen Sie die gesamten Softwarekosten, nicht nur einen Einzelplatz.
Passende Vertiefungen: Was kostet die Einführung einer neuen Software zusätzlich? und Prozesskosten berechnen: Was kostet ein wiederkehrender Vorgang?.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: Software und SaaS
Fachlicher Umfang und Voraussetzungen des Prüfbereichs.
- Kostenia: Datensicherheit
Grundsätze zur Verarbeitung von Unternehmensdaten.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Ergänzen Sie zu Ihrer Zahlungsübersicht eine interne Bedarfsliste. Dublettenprüfung einordnen.