Wie erhalten Sie eine vollständige Softwareliste?
Führen Sie Buchhaltung, Kontoauszüge und interne Bestellungen zusammen. Kleine Abos auf Firmenkarten können neben zentral eingekauften Verträgen existieren. Erfassen Sie Anbieter, Produkt, Vertragspartner, Rechnungsempfänger, Tarif, Menge, Rhythmus und fachlichen Verantwortlichen. Eine Liste bloßer Anbieternamen reicht für Entscheidungen nicht aus.
Die Kontoauswertung liefert einen Einstieg. Anschließend zeigt die Rechnung, ob Sie Benutzerplätze, Verbrauch, Speicher oder ein Gesamtpaket bezahlen. Diese Einheiten sollten in der Bestandsliste getrennte Spalten haben.
Praxis: Welche drei Prüfungen lohnen sich zuerst
- Menge: Welche bezahlten Plätze sind tatsächlich erforderlich?
- Tarif: Welche Funktionen nutzt das Unternehmen, und welche werden nur vorsorglich mitbezahlt?
- Überschneidung: Decken mehrere Werkzeuge dieselbe Aufgabe ab, oder ergänzen sie sich bewusst?
Gleiche Produktkategorien sind noch keine Dubletten. Zwei Videokonferenzsysteme können für unterschiedliche Kunden nötig sein. Ein selten genutztes Administrationskonto kann betriebswichtig sein. Die Entscheidung benötigt deshalb neben Zahlen eine fachliche Freigabe.
Beispiel: Lizenzabbau mit Übergangsphase
Ein Betrieb bezahlt 40 Plätze zu je 18 Euro im Monat, insgesamt 720 Euro. Nach einer dokumentierten Bedarfsprüfung werden nur 32 Plätze benötigt. Acht Plätze entsprechen 144 Euro monatlich oder 1.728 Euro für zwölf volle Monate. Wenn die Reduzierung vertraglich erst nach drei Monaten möglich ist, ergibt sie in den folgenden zwölf Kalendermonaten zunächst neun wirksame Monate: 1.296 Euro.
Kommt ein Ersatzwerkzeug für 50 Euro monatlich hinzu, muss dessen tatsächlicher Nutzungszeitraum ebenfalls in den Vergleich. Ein isolierter Lizenzbetrag ist deshalb kein vollständiger Einsparungsnachweis.
Praxis: Was muss vor einem Wechsel geklärt sein
- Datenexport, Aufbewahrung und Übergabe an das neue Werkzeug.
- Schnittstellen, Automationen und Servicekonten.
- Schulung, Migration und parallele Vertragslaufzeiten.
- Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit nach dem Wechsel.
- Kontrolle der ersten neuen und letzten alten Rechnung.
Häufige Fragen zu SaaS-Kosten
Ist jährliche Zahlung grundsätzlich günstiger?
Ein beworbener Rabatt kann durch längere Bindung oder ungenutzte Plätze aufgezehrt werden. Vergleichen Sie dieselbe Menge und Leistung über einen identischen Zeitraum.
Kann Kostenia automatisch alle ungenutzten Konten erkennen?
Aus einem Kontoauszug allein nicht. Die Dublettenanalyse sucht rechnerische Hinweise; echte Nutzung und technische Abhängigkeiten müssen mit passenden Unterlagen oder zuständigen Personen geklärt werden.
Passende Vertiefungen: Was kostet die Einführung einer neuen Software zusätzlich? und Prozesskosten berechnen: Was kostet ein wiederkehrender Vorgang?.
Quellen und Einordnung
- Kostenia: Software-Dubletten
Was die Analyse aus Zahlungsdaten erkennen kann und was offen bleibt.
- Kostenia: Methodik
Nachweise und Grenzen einer Fundberechnung.
Allgemeine Information zur rechnerischen Prüfung und Organisation. Keine Rechts-, Steuer-, Finanz-, Anlage- oder Versicherungsberatung und keine Vermittlung. Vertragsauslegung und verbindliche Entscheidungen gehören zur zuständigen Fachperson. Korrekturhinweis senden.
Praxis: Was ist der nächste Schritt
Prüfen Sie zuerst wiederkehrende Softwarezahlungen. Software-Prüfbereich ansehen.